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Consultation de la messagerie

Dernière mise à jour : jeudi 1er septembre 2016, par GEIGER Sébastien

A compter du 01/09/2016 les comptes de messagerie sont créés sur le nouveau service de messagerie sous Zimbra.
Vous pouvez contacter Sébastien du service informatique pour migrer vos anciens mails.
Les informations de connexion sont consultables depuis
http://sbgsti.in2p3.fr/index.php/fr/documentation/44-zimbra-faq

Sommaire

• Service de messagerie
  • Paramètres de connexion au serveur de messagerie
  • Réception et émission des messages
  • Annuaire
  • Agenda
  • Liste de diffusion
  • Accès au service de messagerie via un client Web
  • Configuration des logiciels de messagerie
  • Configuration de Thunderbird
  • Configuration d’Outlook
  • Configuration de Mail
  • Configuration de votre mobile
  • Configuration du répondeur automatique
  • Changement du mot de passe
• Utilisation des agendas
  • Planification de réunion
  • Partage d’un agenda
  • Accès aux agendas depuis d’autres clients
  • Thunderbird et installation du module Lightning
  • Ajouter un agenda dans Thunderbird
  • Outlook
  • Ical
  • Iphone
  • Andoid

Service de messagerie

Le service de messagerie offre à chaque utilisateur du laboratoire une messagerie, un agenda, un carnet d’adresse et une gestion de tâches. Ces fonctions sont centralisées, partageables et accessibles depuis un poste de travail ou un téléphone mobile, grâce à des applications clientes ou par une interface Web.

Paramètres de connexion au serveur de messagerie

 Réception et émission des messages : il est possible de choisir entre le protocole IMAP qui laisse les messages sur le serveur, et le protocole POP qui récupère les messages depuis le serveur de messagerie.

Serveur de courrier entrant : sbgmail.in2p3.fr

Méthode de chiffrement : SSL

Port Sécurisé : 993 pour IMAP ou 995 pour POP3

Authentification : par mot de passe

 

Serveur SMTP sortant : sbgmail.in2p3.fr

Méthode de chiffrement : TLS

Port : 587

Authentification : par mot de passe

 Annuaire : via l’annuaire LDAP de l’in2p3, il est possible de disposer des adresses mails et des numéros de téléphone des personnes de l’in2p3.

Nom : in2p3 ldap

Serveur : ldap.in2p3.fr

Base DN : o = in2p3, c = fr

Port : 389

 Agenda : les agendas sont accessibles soit depuis le webmail, soit par le protocole CalDAV ou ICS. L’url par défaut de votre agenda personnel est https://webmail.iphc.cnrs.fr/SOGo/dav/login/. Pour plus d’information voir Utilisation des agendas.

 Liste de diffusion : les noms des principales listes de diffusion sont consultables à la page : Listes de messageries dans l’intranet.

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Accès au service de messagerie via un client Web

Vous pouvez consulter votre messagerie depuis n’importe quel navigateur (à l’intérieur comme à l’extérieur du laboratoire) depuis l’URL suivante :

https://webmail.iphc.cnrs.fr

Configuration des logiciels de messagerie

Vous pouvez utiliser tout client de messagerie compatible avec les standards de l’Internet (Pop3s ou imaps pour la réception des messages, et smtps pour l’expédition des mails)

Il est recommandé d’utiliser le protocole IMAP afin de conserver vos messages sur le serveur, ce qui vous permet aussi de les consulter avec Webmail de l’IPHC (cf paragraphe précédent).

Pour consulter votre messagerie, vous aurez besoin de connaitre vos informations d’identification (login et votre mot de passe LDAP). Dans les exemples de configuration suivant, le compte « clark » sera utilisé.

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Configuration de Thunderbird

Au premier lancement de Thunderbird, une fenêtre Création d’un compte courrier s’ouvre. Renseignez les champs avec vos nom, prénom, adresse électronique à l’IPHC et mot de passe LDAP, puis cliquez sur continuer.

Une nouvelle fenêtre apparait. Thunderbird va faire des tests pour détecter les paramètres. Corriger les informations avec les éléments suivants :

Puis cliquez sur Terminé.

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Configuration d’Outlook

Ouvrez Outlook 2010.

Si l’Assistant Démarrage de Microsoft Outlook 2010 s’affiche automatiquement, cliquez sur Suivant dans la première page de l’Assistant. Dans la page Comptes de messagerie de l’Assistant, cliquez sur Suivant une nouvelle fois pour configurer un compte de messagerie.

Si l’Assistant Démarrage de Microsoft Outlook 2010 ne s’affiche pas, cliquez dans la barre d’outils d’Outlook 2010 sur l’onglet Fichier. Juste au-dessus du bouton Paramètres du compte, cliquez ensuite sur Ajouter un compte.

Cliquez sur Configurer manuellement les paramètres du serveur ou les types de serveurs supplémentaires, puis cliquez sur Suivant.

Dans la page Choisir un service de l’assistant, sélectionnez Messagerie Internet, puis cliquez sur Suivant.

Indiquez les informations ci-dessous dans la page Paramètres de messagerie Internet.

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Dans la partie inférieure droite de la page, cliquez sur Paramètres supplémentaires, puis complétez la boîte de dialogue Paramètres de messagerie Internet comme suit :

Sous l’onglet Serveur sortant, sélectionnez Mon serveur sortant (SMTP) requiert une authentification.

Sous l’onglet Options avancées :

Sous Serveur entrant (IMAP), saisissez 993 pour le numéro de port et dans la rubrique utiliser le type de connexion chiffrée suivant, sélectionnez SSL dans la zone de liste déroulante.

Sous Serveur sortant (SMTP), saisissez 465 pour le port et dans la rubrique utiliser le type de connexion chiffrée suivant, sélectionnez SSL, puis cliquez sur OK.

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Configuration de Mail

Ouvrez Mail, puis effectuez l’une des opérations suivantes :

• Si vous n’avez pas encore configuré de compte de messagerie à l’aide de Mail, la page Bienvenue dans Mail s’affiche. Passez à l’étape suivante.
• Si avez déjà créé des comptes de messagerie à l’aide de Mail, dans le menu Messagerie, cliquez sur Préférences. Sous l’onglet Comptes, cliquez sur le signe plus (+) au bas du volet de navigation pour ouvrir la fenêtre Ajouter un compte.

Dans la fenêtre Bienvenue dans Mail ou Ajouter un compte :

• Dans la zone Nom complet, entrez vos prénom et nom
• Dans la zone Adresse de messagerie, entrez votre adresse de messagerie à l’IPHC.
• Dans la zone Mot de passe, entrez le mot de passe LDAP, puis cliquez sur Continuer.

Dans la fenêtre Serveur de courrier entrant, entrez ce qui suit :

• À côté de Type de compte, sélectionnez IMAP. IMAP prend en charge davantage de fonctionnalités.
• Dans la zone Description, entrez iphc pour identifier l’usage de ce compte.
• Dans la zone Serveur de courrier entrant, entrez sbgmail.in2p3.fr
• Dans la zone Nom d’utilisateur, entrez votre login.
• Dans la zone Mot de passe, entrez le mot de passe LDAP.

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Cliquez sur Continuer. Mail teste votre connexion au serveur entrant en utilisant les paramètres par défaut.

Dans la fenêtre Serveur de courrier sortant, procédez comme suit :

• Dans la zone Description, entrez le nom iphc smtp
• Dans la zone Serveur de courrier sortant, entrez sbgmail.in2p3.fr. Assurez-vous que la case Utiliser uniquement ce serveur est cochée.
• Activez la case à cocher Utiliser l’authentification. Votre nom d’utilisateur et le mot de passe que vous avez entrés pour le serveur entrant s’affichent dans les zones de texte Nom d’utilisateur et Mot de passe. Ces valeurs sont identiques pour le serveur sortant. Cliquez sur Continuer.

Cliquez sur Continuer. Mail teste votre connexion au serveur sortant en utilisant les paramètres par défaut.

Une documentation plus détaillée est disponible en intranet.

Configuration de votre mobile

Par défaut, il est possible d’accéder à sa messagerie et aux agendas depuis son téléphone mobile en utilisant les protocoles standard de l’internet.

Se reporter aux « Paramètres de connexion au serveur de messagerie » pour les informations concernant l’envoi et la réception des mails.

Se reporter aux « Accès aux agendas depuis d’autres clients » pour l’accès aux agendas.

Concernant le support d’ActiveSync, un projet est en cours d’expérimentation afin de déterminer si cette solution peut convenir. Pour plus d’information, vous pouvez contacter Jean-Michel ou Sébastien du service Informatique.

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Configuration du répondeur automatique

Cette fonction permet d’informer automatiquement vos correspondants de votre absence (congés, formation, arrêt maladie ou autre). Pour plus d’information voir Mode d’emploi du répondeur email

Changement du mot de passe

Le service de messagerie utilise le mot de passe LDAP. Il est possible de changer ce mot de passe via l’interface accessible en intranet depuis https://sbgaccount.in2p3.fr à la rubrique « changement de mot de passe ».

Utilisation des agendas

Les agendas permettent d’organiser et de planifier vos rendez-vous d’une façon simple et efficace.

L’interface de gestion des agendas, accessible depuis http://webmail.iphc.cnrs.fr, comprend plusieurs zones :

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La zone planning, affiche par jours, semaine ou mois l’ensemble des événements de tous les agendas sélectionnés.

La zone barre d’outils regroupe les principales commandes de l’agenda.

La liste des évènements et des tâches filtrés selon la période sélectionnée. Elle peut concerner la journée, la semaine ou le mois en court.

La liste des agendas comprend vos agendas, qu’il est possible de partager avec d’autres membres du laboratoire, ainsi que les agendas des personnes partagés avec vous.

Ces agendas peuvent être ou non affichés dans la zone de planning.

Planification de réunion

Lors de la création d’un nouveau rendez-vous à plusieurs personnes, il est possible d’utiliser l’assistant de planification qui permet de vérifier la disponibilité des personnes devant assister à cette réunion. Il est bien-sûr nécessaire que ces personnes vous aient autorisé au préalable à connaitre leurs disponibilités.

Partage d’un agenda

En partageant votre agenda avec une personne, vous lui accordez, d’une part, la possibilité d’ajouter votre agenda personnel à sa liste d’agenda, et, d’autre part, vous contrôlez également ce qu’il verra et pourra faire en fonction des droits que vous lui accordez.

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Voici les différents droits existants :

• « Aucun » L’événement n’apparait pas. Il est impossible pour les autres utilisateurs d’en connaître l’existence.
• « Voir la date & l’heure » L’événement apparait uniquement avec son créneau horaire, mais son sujet et tous ses détails sont masqués. La modification est interdite.
• « Voir tout » L’événement apparait avec tous ses détails. La modification est interdite.
• « Modifier » L’événement apparait avec tous ses détails. La modification de toutes ses propriétés est autorisée.
• « Répondre » L’événement apparaît avec tous ses détails. La modification de toutes ses propriétés est autorisée.

Pour partager son agenda, sélectionnez l’agenda dans la zone d’affichage de la liste des agendas, cliquez sur le bouton droit pour faire apparaître le menu déroulant, sélectionnez « Partage... », puis cliquez sur le bouton « Ajouter un contact » :

Saisissez tout ou partie du nom de la personne recherchée (l’application dispose de la complétion automatique)

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Une fois la personne sélectionnée, cliquez sur le bouton « Ajouter ».

Il convient maintenant de lui attribuer des droits en fonction du niveau de confidentialité de vos événements. Sélectionnez la personne, puis cliquez sur le bouton « Edition des droits ».

Pour chacun des 3 niveaux de confidentialité, attribuez les droits à la personne avec qui vous partagez votre agenda :

Vous pouvez de surcroît donner l’autorisation d’ajouter, ou même de supprimer des événements de votre agenda à cette personne, ce qui peut être pratique pour gérer un agenda à plusieurs personnes.

Accès aux agendas depuis d’autres clients

Avant de pouvoir accéder à votre agenda depuis un autre client, il est nécessaire de connaître l’URL de l’agenda. Pour cela, depuis la section agenda de https://webmail.iphc.cnrs.fr cliquez 2 fois sur l’agenda pour accéder à ses propriétés. Une boîte de dialogue s’ouvre : allez dans l’onglet Liens vers cet agenda pour faire apparaitre les liens vers cet agenda.

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Il vous est possible de récupérer l’agenda par le service CalDAV ou bien par l’adresse vers le fichier ICS (fichier avec extension “.ics”).

Depuis votre navigateur, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le lien choisi et faites “Copier l’adresse du lien”.

Ajouter un agenda dans Thunderbird

Installation du module Lightning

Lancez Thunderbird puis dans le menu Outils, sélectionnez Modules complémentaires, et saisissez Lightning dans la zone de recherche. Cliquez sur le bouton installer de la ligne où figure le module Lightning provoquant le téléchargement de ce module. Lorsque ce module est installé, cliquez sur Redémarer maintenant pour activer la gestion des calendriers depuis Thunderbird.

Ajouter un agenda dans Thunderbird

Dans Thunderbird, faites apparaître l’outil agenda. Pour cela, dans la barre de menu, cliquez sur Evènements et tâches puis cliquez sur Agenda ou utilisez le raccourci clavier Ctrl+Maj+C (sur PC).

Dans la zone Agendas, à gauche, cliquez sur le bouton droit et choissez le menu Nouvel agenda… pour faire apparaître l’assistant.

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Dans l’assistant sélectionnez Sur le réseau puis cliquez sur suivant.

Sélectionnez format CalDAV, et copiez l’URL de l’agenda dans la zone emplacement, puis cliquez sur suivant.

Dans la fenêtre Personnaliser votre agenda, indiquez le nom de votre agenda, et définissez une couleur pour identifier les différents évènements liés à cet agenda. Cliquez sur suivant pour terminer l’opération.

Outlook

Depuis Outlook 2010, allez dans le menu fichier, puis cliquez sur paramètres du compte.

Dans l’onglet Calendrier Internet, cliquez sur nouveau, puis collez l’URL au format ics de l’agenda, puis cliquez sur ajouter. Saisissez ensuite vos login et mot de passe. Si vos informations sont correctes, il sera possible de fournir un nom pour cet agenda. Il sera affiché en mode côte à côte dans le calendrier Outlook et sera ajouté au volet de navigation dans l’affichage Calendrier sous Autres calendriers. Le calendrier vérifiera régulièrement si des mises à jour sont disponibles.

Malheureusement Outlook n’offre qu’un mode en lecture seul. Pour ajouter des rendez-vous, il faudra passer par la section agenda de http://webmail.iphc.cnrs.fr

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Ical

Ical supporte par défaut le protocole calDav, facilitant la configuration et la synchronisation des agendas avec le webmail de l’IPHC : http://webmail.iphc.cnrs.fr et donc l’ensemble des utilisateurs du laboratoire.

Une documentation détaillée est disponible en intranet https://sbgmac.in2p3.fr/index.php/osx-10-7-lion/parametrage/24-ical-configuration-du-calendrier-iphc

Iphone

Allez dans Réglages > Mail, Contacts, Calendrier > Ajouter un compte > Autre > Ajouter un compte CalDAV, puis :

Serveur : https://webmail.iphc.cnrs.fr/SOGo/dav/login

Nom d’utilisateur : votre login

Mot de passe : votre mot de Passe LDAP

Description : iphc

Vérifiez dans les Réglages avancés que vous trouvez bien ces valeurs :

Utiliser SSL : activé

Port : 443 (et non pas 8443)

URL du compte : saisir l’URL de l’agenda (voir Liens vers cet agenda)

Allez ensuite dans l’application Calendrier pour vérifier l’affichage des informations.

Andoid

Android ne fournit pas, actuellement, le support du protocole calDav.

Des clients payants comme acal ou CalDAV sont disponibles depuis les différents magasins en ligne. Pour plus d’information, vous pouvez contacter Sébastien du service Informatique.

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